shkolakz.ru 1 2 3 4

3. НОРМАТИВТІК БӨЛІМ


3.1. Басқарудың құжаттамалық қамтамсыз ету бойынша жұмысына уақыт шығындары

3.1.1. Істер номенклатурасын құру және жүргізу


Жұмыс мазмұны: Нормативтік және әдістемелік құжаттарды, анықтамалық оқу құралдарын, аталмыш құрылымдық бөлімшенің функцияларын, іс қағаздар ерекшеліктерін, құжаттардың құрамы мен мазмұнын, олардың сақтау мерзімін белгілеу, құру, істер тақырыбын жүйелеу, құрылымдық бөлімшенің басшыларымен бұрыштама жазу, істерді дұрыс қалыптастыруға бақылауды зерделеу.


Орындаушылар – кеңсе, іс қағаздарын жүргізу, құжат жүргізу меңгерушісі.


Жұмыстың атауы

Жұмыс көлемінің өлшем бірлігі

Уақыт нормасы, сағ

Құрылымдық бөлімшенің істер номенклатурасын әзірлеу

Істер номенклатурасында ұстаным саны:

10 дейін

11-25

26- 50

57-75

76-100



5,0

12,0

24,0

36,0

45,0


3.1.2. Құжаттарды тіркеу


Жұмыс мазмұны: корреспонденцияны қабылдау, конвертті ашу, тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарды жүйелеу, тіркеу карточкасын құрастыру, тіркеу мөрін қою, толтыру, қарау және бұрыштама қою үшін ұйым басшысына берілетін құжаттарды бөлу және құрылымдық бөлімшелерге орындау үшін соған сәйкесті жіберу.

Орындаушылар – кеңсе меңгерушісі, іс жүргізуші, құжат жүргізуші.

Жұмыс атауы


Өлшем бірлігі

Уақыт нормасы, сағ.

Дәстүрлі технология

Автоматтандырылған

технология

1

2

3

4

Тіркеу карточкасында деректерді тіркеу толтыру

1 Тіркеу карточкасы

0,152

0,054

Шығыс деректерін журналдарда толтыру

1 жазу

0,10

0,01

Кіріс құжаттарын, бұйрықтарын журналдарда тіркеу

1 жола

0,08

0,01




Жұмыстың атауы

Жұмыстың мазмұны

Өлшем бірлігі

Уақыт нормасы, сағат

Факс бойынша алынған құжаттарды өңдеу

А 4 парағы форматында бөлінген мәтінді алу, тіркеу-бақылау (ТБК) карточкаларын құрастыру, тіркеу мөрлерін қою және толтыру және құжаттарды орындауға жіберу.



1 лист



0,12

Факс бойынша жіберілетін құжаттарды өңдеу


Орындалған құжаттарды алу, құжаттарды ресімдеудің дұрыстығын тексеру, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың болуы, құжаттарды тіркеу, факсты қосу, жолдаушымен байланыс орнату, мәтінді жіберу, аппаратты сөндіру

1 лист

0,03

Келіп түсетін телефонхаттарды өңдеу

Телефонхаттарды қабылдау, тіркеу, журналда мәтіннің жазылуы, алынған телефонхаттардың мазмұны жөнінде басшыны хабардар ету, орындау мерзімінің сақталуын бақылау

1 телефонограмма

0,20

Жіберілетін телефонхаттарды өңдеу

Мәтінді жіберу, журналда тіркеу

1 телефон,жеделхат

0,18


3.1.3. Құжатты есепке алу

Жұмыстың мазмұны: құжатты есепке алу нысандарын толтыру, басшыларға есепке алу мәліметтерін беру.

Орындаушылар – тапсырмаларды орындауды бақылау бойынша инспектор

Жұмыс атауы

Өлшем бірлігі

Уақыт нормасы, сағ.

Дәстүрлі технология

Автоматтандырылған

технология

1

2

3

4

Жіберілген құжаттарды есепке алу кітабында жазу

1 жазу жолы


0,08

0,01

Жіберілген бұйрықтарды есепке алу кітабында жазу

1 жазу жолы

0,05

0,04

Экспедицияны есепке алу дәптерінде жазу

1 жазу жолы

0,02

0,015

Есепке алу нысанын толтыру:

- әуепочтасына тапсырысқа тізімді құрастыру

1 тізім



0,4

0,20

- жіберілетін құжаттарға тізілімдер

1 тізілім

0,26

0,13

- кіріс құжаттарының тізілімі

1 тізілімдеме

0,35

0,20


3.1.4. Құжаттардың орындалуын бақылау бойынша жұмыстар

Жұмыс мазмұны: егер тіркеу қызметінен берілмесе, ТБК құрастыру, ТБК және құжатта "К" белгісін қою, картотекада ТБК бірінші данасының орналасуы, ТБК екінші данасын орындаушыға құжаттармен бірге жіберу, құжатты орындауды бақылау, орындалу мерзімі туралы ескерту, ТБК –на мәліметтерді жазу, орындалу жағдайы жөнінде басқаларды хабардар ету, бақылаудағы құжатты алып тастау. Мерзімінде орындалмаған құжаттардың жинағын жасау; бақылауға жататын құжаттарды орындау жөнінде жинақтау жасау; құрылымдық бөлімшелерде құжаттардың орындалу нәтижесін қорыту, мекемедегі құжаттардың орындалу жағдайын талдау.

Орындаушы – тапсырманың орындалуын бақылау жөніндегі инспектор


Жұмыстың атауы

Жұмыс көлемінің өлшем бірлігі

Уақыт нормасы, сағ

Құжатты бақылауға қою

Орындаушыға дейін уақытында жеткізуді тексеру

Орындалу барысын реттеу, алдын ала тексеру

Орындауды тақылау нәтижелерін есепке алу және қорытындылау

-бақылаудан алу

-мерзімді басқа уақытқа ауыстыру

- басшылықты ақпараттандыру үшін анықтамаларды әзірлеу

Ішкі пайдалану үшін жасалатын құжаттарды бақылау

1 ТБК


1 телефондық хабарлама


1 ескертпе


1 ТБК

1 ТБК

20 құжат бойынша анықтама


1 ТБК

0,46


0,03


0,38


0,03

0,03

1,0


0,54


3.1.5. Азаматтардың өтініштері, шағымдары мен ұсыныстарымен жұмыс

Жұмыстың мазмұны: құжаттарды ашу, тіркеу журналында құжаттарды жолдаудың дұрыстығын тексеру, ақпараттық парақты құру, оның мазмұнының тіркеу карточкасына (ТК) баспалау, басшылық пен құрылымдық бөлімшеге жіберу, ҚР –на бұрыштаманы ауыстыру, картотекада карточканы орналастыру, өтінішті орындауды бақылау, құзыреттігі бойынша өңірлерге өтінішті қайтару, талдау, азаматтардың жүгінуі бойынша қорытындылау және анықтамалық қызмет көрсету, жинақ ведомості мен орындалуы жөнінде анықтаманы құрастыру.



Жұмыстың атауы

Жұмыс көлемінің өлшем бірлігі


Уақыт нормасы, сағ

Өтініштерді алу

Өтініштерді тіркеу

Өтініштерді жіберу

Басшының бұрыштамасын алу

Құзыреттігі бойынша орындалған өтініштерді беру

Картотекада карточкаларды орналастыру

Бақылауға қою

Ескертулік бақылау

Ақпараттық қызмет көрсету

Азаматтардың жүгінуі бойынша анықтамалық-іздестіру жұмыстары

  • Сұраныс нысанын толтыру

Ауызша сұранысты орындау

Азаматтардың өтініштері бойынша ақпарат іздестіру

- ағымдағы

1 құжат

1 құжат


1 құжат


1 ТБК


1 құжат


1 ТБК

1 ТБК

1 ТБК

1 сұрату


1 сұрату

1 сұрату


0,009

0,004

0,030

0,27


0,09

0,09

0,46

0,39

8,0


0,06

0,03

0,1
Орындаушылар – іс қағаздар жүргізуші, тапсырмаларды орындауды бақылау жөніндегі инспектор, хатшы-машинист, хатшы-басшы.


3.1.6. Құрылымдық бөлімшелерде істерді қалыптастыру және ресімдеу, құжаттардың құндылығына ғылыми және практикалық сараптама, істердің тізілімдемесінің жылдық тарауларын құрастыру, істерді ведомстволық мұрағатқа жіберу

Орындаушылар - кеңсе меңгерушісі, іс жүргізуші, хатшы-басшы, құжат жүргізуші.


Жұмыстың атауы

Жұмыстың мазмұны

Өлшем бірлігі

Уақыт нормасы, сағат


Тұрақты сақталатын істерді қалыптастыру, сақтау, тақырыптарын құру, істерді ресімдеу (басқару құжаттамасы)

Істер номенклатурасы бойынша орындалған құжаттарды топтау, Істер номенклатурасы бойынша құжат тақырыптарының құжат мазмұнына сәйкестігін тексеру, құжаттарды ресімдеу және толық болуының (жинақтамасы) дұрыстығын тексеру, істерде парақтардың нөмірленуі, растау жазбасы мен іс құжаттарының ішкі тізілімдемесін құрастыру, істердің тақырыптарын құрастыру және анықтау, мұқабасында істердің сипаттамасы

1 іс

0,73

Ұйымның жеке құрамы бойынша істерді қалыптастыру, тақырыптарды құрастыру, істерді ресімдеу




1 іс

0,73

Уақытша істерді қалыптастыру (10 жылдан астам) сақтау, істерді ресімдеудің тақырыптарын құрастыру




1 іс

0,56

Сақтауға жатпайтын, жойылатын істер мен құжаттады бөлу жөнінде кесімді құрастыру және құжаттардың құндылығына ғылыми және практикалық сараптама жүргізу

Құжаттың құрамы мен мазмұнын зерделеу, олардың ғылыми-тарихи практикалық мәнін айқындау, істерді парақтап қарау, тұрақты және уақытша сақтауға және жоюға жататын, сақтауға жатпайтын құжаттарды іріктеу, ОСК (СК)отырысында кесімді қарау, кесімді бекіту

1 іс

1,00

Ұйымның мұрағатына беруге жататын істерді уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақтау тізілімдемелерінің жылдық тарауын құрастыру

Құндылық сараптамасынан өткен істерге жылдық тараудың тізілімдемесін құрастыру, ОСК (СК) отырысында дайын тарауларды қарау, ескерту бойынша өңдеу, ресімдеу, белгіленген тәртіпте бекіту, істерді қалыптастыру және ресімдеу сапасын тексеру, тізілімдемеге енгізілген, істер номенклатурасы бойынша жүргізілген істердің санына сәйкес келуі; істердің сыртында ( қарындашпен) уақытша шифт қою


10 тізілімдеме сипататамалық баптармен

1,12

Ұйымның мұрағатына жіберуге жататын істерді уақытша (10 жылдан астам) және тұрақты сақтау тізілімдемелерінің жылдық тарауын автоматтандырып

құрастыру

Компьютерді қосу, тізілімдеме форматының дисплейіне шақыру, істерге деректерді енгізу, құндылық сараптамадан өткен құжаттар; құрастырылған тізілімдемені тазарту, түзету; басып шығару; ОСК-да (СК) отырысында жылдық тарауларды қарау; айтылған ескертулерге сәйкес тізілімдемеге өзгерістер енгізу; өңдеуден кейін тізілімдеме тарауын басып шығару, компьютерді сөндіру

10 тізілімдеме сипататамалық баптармен

1,10

Құрылымдық бөлімшеден ұйымның мұрағатына істерді жіберу

Істер номенклатурасы мен тізілімдемелер бойынша бір-бірден жіберу, тізілімдеме даналарын жіберу, кестеге сәйкес бақылау-анықтамалық және тақырыптық карточкалар, істер номенклатурасы, белгіленген нысан бойынша жіберілетін құжатты ресімдеу

10 іс

3,00



<< предыдущая страница   следующая страница >>