shkolakz.ru 1 2 ... 9 10


Управление архивами Свердловской области


Государственное учреждение «Центр документации

общественных организаций Свердловской области»


ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЯХ

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ


Екатеринбург


2008

ОГЛАВЛЕНИЕ


  1. Общие положения……………………………………………………………….

  2. Правила подготовки и оформления документов………………………………

    1. Бланки документов ……………………………………………………………...

    2. Оформление реквизитов документов…………………………………………..

    3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов……..

  3. Организация документооборота и исполнения документов………………….

    1. Организация документооборота………………………………………………..

    2. Прием, обработка и распределение поступающих документов……………...

    3. Организация обработки и передачи отправляемых документов……………..

    4. Порядок прохождения внутренних документов……………………………….

    5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и факсимильной связи……………………………………………………………..

    6. Учет количества документов……………………………………………………

    7. Работа с обращениями и запросами депутатов………………………………..

    8. Работа с обращениями граждан………………………………………………..

4. Регистрация документов………………………………………………………...

5. Контроль исполнения документов……………………………………………..

6. Организация работы с документами в делопроизводстве……………………

6.1. Составление номенклатуры дел………………………………………………..

6.2. Формирование и оформление дел……………………………………………...

6.3. Организация оперативного хранения документов……………………………


7. Порядок передачи документов на хранение в архив…………………………

7.1. Экспертиза ценности документов……………………………………………..

7.2. Подготовка и передача документов в ЦДООСО……………………………..

8. Учет и хранение бланков, печатей, штампов и пломбиров………………….

Приложения:


  1. Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов…………

  2. Образец бланка служебного письма с угловым расположением реквизитов.

  3. Образец бланка конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов……………………………………………………..

  4. Образец оформления приказа на бланке с продольным расположением реквизитов………………………………………………………………………..

  5. Образец оформления распоряжения на бланке с продольным расположением реквизитов…………………………………………………….

  6. Образец оформления полного протокола……………………………………..

  7. Образец оформления краткого протокола…………………………………….

  8. Образец оформления внутренней докладной записки………………………...

  9. Образец оформления справки об объеме документооборота………………...

  10. Образцы штампов и печатей, используемых в общественном объединении

  11. Примерный перечень документов с грифом утверждения…………………..

  12. Примерный перечень документов общественного объединения, на которые ставится печать ………………………………………………………………….

  13. Форма журнала регистрации поступающих документов……………………..

  14. Форма журнала регистрации отправляемых документов…………………….

  15. Форма журнала регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан…………………………………………………………………………...

  16. Форма номенклатуры дел общественного объединения……………………...

  17. Образец оформления реквизитов обложки дела………………………………

  18. Форма листа-заверителя дела…………………………………………………..

  19. Форма внутренней описи документов дела……………………………………
  20. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения…………………


  21. Форма годового раздела описи дел по личному составу……………………..

  22. Форма годового раздела описи дел временного (свыше 10 лет) хранения….

  23. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению…………………………………………………………………………

  24. Примерное положение об экспертной комиссии общественного объединения……………………………………………………………………...

  25. Примерное положение об архиве общественного объединения…………….

  26. Примерная инструкция о правах и обязанностях ответственного за делопроизводство в общественном объединении……………………………..

  27. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний ………………




4

5

5


7


19

29


30


30

31


32



32


33


33

34


38


39

40


40

44

47

47

48

51

52


53

54


55


56


57

58

59

60

61

62

63


64

65

65


66

67

69

70

71

72

73

74


75


77

80


84

86


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в общественных объединениях Свердловской области (далее – Примерная инструкция) разработана с целью создания методической основы для рациональной организации документационного обеспечения управления в общественных объединениях – источниках комплектования Государственного учреждения Центр документации общественных организаций Свердловской области (далее – ЦДООСО). Под общественным объединением понимается добровольное, самоуправляемое, некоммерческое формирование, созданное по инициативе граждан, объединившихся на основе общности интересов для реализации общих целей, указанных в уставе общественного объединения.

Примерная инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденной постановлением Правительства Свердловской области от 29.06.2006 № 561-ПП.

1.2. Примерная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в общественных объединениях Свердловской области. Требования настоящей инструкции являются рекомендуемыми.

1.3. Общественные объединения организуют и ведут делопроизводство в соответствии с индивидуальными инструкциями, разработанными на основе настоящей Примерной инструкции, а также на основе других нормативно-методических документов Российской Федерации и Свердловской области в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями общественных объединений после согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК).


1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в общественном объединении, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого объединения.

1.5. Правила работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования» устанавливаются специальными инструкциями.

1.6. Общий контроль за соблюдением установленных правил, порядком работы с документами и обеспечением их сохранности осуществляет руководитель общественного объединения.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на сотрудника, ответственного за делопроизводство, назначенного решением коллегиального органа, приказом руководителя общественного объединения. Задачи сотрудника ответственного за делопроизводство определяются должностной инструкцией (Приложение № 26), настоящей Примерной инструкцией.

1.8. При временном отсутствии (отпуск, командировка), увольнении или перемещении сотрудников все имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому сотруднику. В случае увольнения ответственного за делопроизводство, документы передаются по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

1.9. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации, членам общественного объединения и гражданам определяется руководителем общественного объединения.

1.10. Вновь принятые сотрудники общественного объединения, а также члены выборных органов должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству общественного объединения.

1.11. Сотрудники общественного объединения несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.



2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


2.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ


2.1.1. Организационно-распорядительные документы общественного объединения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое - не менее 20 мм;

правое - не менее 10 мм;

верхнее - не менее 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

2.1.2. В общественном объединении применяются следующие бланки:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (приказ, решение, протокол и т.д.).

Общий бланк (Приложение № 1) используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:

эмблема общественного объединения (если имеется),

наименование общественного объединения,

дата документа,

место составления документа.

Бланк письма (Приложение № 2) в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:

эмблема общественного объединения,

наименование общественного объединения,

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП),

справочные данные об общественном объединении,

и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на регистрационный номер и дату документа,


место составления или издания документа,

адресат,

резолюция,

заголовок к тексту,

отметка о контроле,

текст документа.

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) (Приложение № 3), в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:

эмблему общественного объединения (если имеется),

наименование общественного объединения,

наименование вида документа,

место составления или издания документа,

и, при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на регистрационный номер и дату документа,

заголовок к тексту,

отметка о контроле.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Конкретный состав видов и формы бланков, применяемых в общественном объединении, утверждаются его руководителем.

2.1.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов, преимущественно типографским способом полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу общественного объединения. Допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

2.1.4. Введение в обращение новых бланков документов осуществля­ется по разрешению руководителя общественного объединения.


2.1.5. Контроль за изготовлением, использованием бланков в общественном объединении возлагается на ответственного за делопроизводство.


2.2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ


При подготовке организационно-распорядительных документов работники общественных объединений оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.

2.2.1. Эмблема общественного объединения.

Эмблему общественного объединения (если имеется) помещают на бланках в соответствии с уставом (положением) об общественном объединении.

2.2.2. Наименование общественного объединения.

Наименование общественного объединения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

При наличии установленного учредительными документами сокращенного наименования общественного объединения его помещают (в скобках) ниже полного наименования или за ним.

Над наименованием общественного объединения указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование общественного объединения должно предусматривать его организационно - правовую форму и территориальную сферу деятельности. Например: Свердловская областная общественная организация «Защита», Свердловский областной общественный фонд «Защита» и т.д.

2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) общественного объединения проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.



следующая страница >>